Software de Contratos Digitales Gestidoc – CLM

Software para la Creación y Administración de los contratos digitales de las empresas con sus proveedores y clientes.

Almacenamiento de Contratos

Suba cualquier tipo de archivo, anexos, formularios, instrumentos de garantias, comprabantes de pago entre otros.

Solicitudes de Creación

Genere contratos con pleno cumplimiento de sus procedimientos gracias a los workflows personalizados

Alertas y Notificaciones

Reciba notificaciones y alertas de prontos vencimientos, anticípese ante renovaciones no planificadas

Centralizamos toda la gestión contractual de la empresa

Apoyamos a nuestros clientes en integrar áreas y sistemas informáticos actuales a Gestidoc Contratos

Solicitar Demo
La Suite Gestidoc permite la integración con diferentes recursos externos y ERPs de las empresas

Integraciones disponibles

Repositorio Central Documental

Aloje todo tipo de documentos, anexos, cotizaciones, informes del proveedor entre otros.

Alertas por correo

Recibe notificaciones por vencimientos, cumplimiento de hitos, cree grupos de notificaciones por contrato

Migre sus contratos

Importe masivamente sus contratos actuales, en pocos pasos podrá migrar sus contratos, sus vencimientos y alertas.

Módulo Administración de contratos

Controlar la vida del contrato posterior a la firma, permite contar con un repositorio documental por cada contrato, sus anexos, estados de pagos, informes y toda la documentación generada durante el ciclo de vida del contrato.
  • Cuadro de mando
  • Perfiles de usuarios y control de acceso a los contratos
  • Alertas por correo electrónico, SMS, Whatsapp y sistema
  • Buscador avanzado
  • Carga de hitos de cumplimiento y pago
  • Identificador único por cada contrato
  • Listados e informes de vencimientos próximos
  • Carga de estados de pago con aprobaciones

Módulo Generación de contratos

Controlar la vida del contrato posterior a la firma, permite contar con un repositorio documental por cada contrato, sus anexos, estados de pagos, informes y toda la documentación generada durante el ciclo de vida del contrato.
  • Formulario con campos personalizados al tipo de solicitud
  • Contratos de Compra, Venta, Acuerdos o Licitaciones
  • Biblioteca de plantillas
  • Mantiene los archivos de la versión anterior
  • Condiciones para avanzar al siguiente paso
  • Permite comentar, devolver, aprobar, subir nueva versión del documento

Identifica en que etapa está el contrato

Podrá revisar en forma global y específica en que etapa del proceso de aprobación se encuentra el contrato, los días concurridos y el cumplimiento de los SLA

Versiones del contrato

Gestidoc mantiene una copia de cada versión subida y tendrá acceso a revisarla

Expediente digital

Permite almacenar todos los documentos del proceso, aprobaciones, cartas, cotizaciones, información del proveedor y aprobaciones.

Flujos Predefinidos

Integre flujos para diversos procesos de aprobación, ya sea un solicitud de pago, aprobación de orden de compra, cartas, oficios, entre otros.

SLA días hábiles

Integre reglas de vencimientos y avisos para cada paso de los flujos, puede definir días calendario, horas y días hábiles según sea necesario

Apruebe, comente y rechace

Los flujos permiten añadir funciones de aprobación, rechazo, cancelar, comentar, actualizar documento, corregir solicitud, entre otras funciones.

Workflow y Formulario de Solicitudes

Aprobaciones predefinidas según tus procedimientos, incorpora contador de días hábiles para cada paso del flujo, automatiza a quien debe llegar el siguiente paso según reglas de negocio como monto de la solicitud o centro de costo asignado, entre otros.
  • Panel centralizado de solicitudes por gestionar
  • Controla los tiempos en cada paso a ejecutar
  • Alertas por correo electrónico y sistema cada gestión
  • Envío al workflow de cualquier tipo de archivo
  • Permite añadir cargos y/o personas a la secuencia del flujo
  • Permite asignar en forma aleatoria al colaborador con menos carga de trabajo
  • Visión del estado de todas las solicitudes en cuales ha participado el usuario
  • Trazabilidad completa a través de la bitacora

Portal de Proveedores

Controlar la vida del contrato posterior a la firma, permite contar con un repositorio documental por cada contrato, sus anexos, estados de pagos, informes y toda la documentación generada durante el ciclo de vida del contrato.
  • Portal de Proveedores privado para su empresa
  • Los proveedores podrán subir su documentación directamente en el portal
  • Solicitud y Aprobación de Estados de Pago
  • Participar de Licitaciones o invitaciones a cotizar
  • Conexión directa con los hitos de vencimiento y renovación del contrato
  • Biblioteca Documental
  • Alerta de vencimiento de documentos del proveedor
  • Evaluación de Proveedores

Información al día de los proveedores

Mantenga la información actualizada de los proveedores, con avisos automáticos de vencimiento documental

Invite a cotizar y licitar a sus proveedores

Gestione las participación de sus proveedores a sus licitaciones y compras de forma segura y controlada

Registre la documentación de sus proveedores

Almacene la información requerida según sus procedimientos de cada proveedor

Notificaciones de Vencimiento

Mantiene informado de los vencimientos al creador y responsable del cumplimiento

Gestiona tareas para cualquier área

Permite crear tareas para todas las áreas divididas por temas

Conectado a los Proveedores

Solicite a los proveedores estados de pagos y tareas periódicas de forma automática

Tareas

Este módulo opcional permite crear tareas a los colaboradores y proveedores, dividirlas por temas y prioridades, solicitar aprobaciones y evidencias de los cumplimientos
  • Similar a un sistema de Ticket pero para toda la empresa
  • Alertas al correo electrónico de asignación de tarea, vencimientos y aprobaciones
  • Asignación de Prioridades a cada tarea
  • Adjunta archivos de evidencias
  • Panel de tareas pendientes y reportes de cumplimiento

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