No importa la cantidad de trabajo que deba prestar el contratista, ni tampoco el uso de recursos adicionales que debió involucrar para lograr el objetivo ya fijado.

Los pagos de un contrato de suma alzada

El pago del contrato de suma alzada acordado, puede estar dividido en etapas fijas, verificaciones de avance o la finalización del servicio a prestar. Se pueden realizar abonos o pagos completos, pero debe estar fijado en el contrato.

Verificar la aceptación de los pagos

Es de común uso que los pagos sean validados a través de estados de pago, el contratista deberá enviar de forma recurrente la información de avance del proyecto, como lo ha cumplido y todo un set de evidencias que permitan al administrador del contrato aceptar o rechazar lo enviado.

Generalmente esta información se envía por correo electrónico además de complementar con visitas a terreno, el software Gestidoc Contratos permite registrar los estados de pagos y aprobaciones, incluyendo un acceso para que el contratista envíe la documentación asociada.

Desafío de un contrato de suma alzada

Este contrato es uno de los más difícil de administrar, debido a que la empresa deberá inspeccionar recurrentemente  al contratista, en el avance de obras como también en la calidad del servicio, verificando que se cumplan según los parámetros establecidos.

También durante el transcurso del servicio se deberá verificar si lo planeado en el papel antes de iniciar la obra o servicio es viable o hay desviaciones que se deben realizar. Esto podría impactar en los tiempos y montos de dinero establecidos, por lo cual deberá generar un proceso de negociación para poder cumplir con la modificación del plan.

Este tipo de contrato resulta ser más eficiente cuando hay menor incertidumbre en el alcance y detalle del servicio u obra a prestar por el contratista.

Ventajas del contrato suma alzada

• Los costos finales del contrato son conocidos antes del inicio de la obra, generando menos incertidumbre
• Los procesos de administración se simplifican, dedicando mayor esfuerzo en solo el proceso de verificación del cumplimiento de la calidad y alcances.
• Permite alentar al contratista para disminuir los plazos de entrega, ya que al existir un tiempo menor, el contratista podría generar ahorros en mano de obra o adelantar sus ingresos por el concepto de las entregas anticipadas.

Riesgos asociados a los contratos de Suma Alzada

El riesgo más importante es aceptado por el contratista, ya que está aceptando errores en la estimación de la cantidad de trabajos y recursos que va a utilizar para cumplir el servicio indicado en el contrato, estas desviaciones tendrán impacto directo en el patrimonio del contratista, ya sean como perdida y en el mejor de los casos como ganancia.

La empresa mandante asumirá el riesgo de entregar al contratista especificaciones incompletas u objetivos confusos que desencadenen interpretaciones de cumplimientos de hitos y por ellos pagos. Además si existieran problemas en la especificación, eventos fortuitos, cambios en la ley y otros similares, la empresa tendrá que negociar con el contratista pagos adicionales con el fin de realizar labores que no están definidas en el contrato.

¿Para cuáles servicios o proyectos se recomiendan los contratos de Suma Alzada?

Los contratos de suma alzada son recomendables para proyectos de construcción, donde este todo detallado en planos y especificaciones técnicas. Estas deberán cubrir a cabalidad las labores y mediciones que dan cumplimiento en calidad y forma la entrega del contratista. Además se recomienda en contratos de Ingeniería con alcance acotado.

No es recomendado para contratos donde no existan detalles completos de todo el actuar del contratista ni forma de medir la calidad de la entrega.

Si usted desea administrar de forma eficiente los contratos, ingresé aquí para conocer más sobre el software de administración de contratos Gestidoc.

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Software de Administración de Contratos Gestidoc

Nuestro software de administración de contratos lo puede ayudar de 5 formas a mejorar la administración de contratos y reducir costos para su empresa:

1. Automatizar la gestión de contratos:

El Software de Contratos Gestidoc automatizará la gestión de contratos de una empresa al permitirles crear, editar, buscar y firmar contratos sobre la marcha.

2. Optimizar los contratos con un enfoque en la gestión de riesgos

El software de administración de contratos puede ayudarlo a optimizar sus contratos con un enfoque en la administración de riesgos para garantizar que su negocio esté protegido.

3. Automatizar los procesos de administración de contratos

Los abogados y agentes pasan horas cada semana manejando tareas rutinarias de administración de contratos. Estas tareas incluyen revisar contratos, perseguir a los clientes para que firmen o devuelvan contratos y buscar actualizaciones, enmiendas y otros materiales relacionados, con Gestidoc usted podrá enviar tareas y solicitar aprobaciones directamente.

4. Implementar un programa de cumplimiento que reduzca los costos de administración

Con Gestidoc usted podrá crear hitos de cumplimientos asociados al contrato y adjuntar evidencias, además de tareas periódicas para validar el cumplimiento de estos.

5. Mejorar la visibilidad de las obligaciones contractuales

Gestidoc puede ayudar a su empresa a visibilizar a cada área y administrador de contratos sus contratos, anexos y documentación asociada, mantener una visión completa de todos los hitos, vencimientos y compromisos asociados.

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La administración de contratos es el proceso de implementación, seguimiento y gestión de contratos. Es un proceso que asegura que los términos del contrato sean seguidos y aplicados por ambas partes.

Ayuda a garantizar que no haya malentendidos sobre lo que se acordó en el contrato.

Gestión de Contratos – Áreas de Enfoque Estratégico del Proceso

Los contratos son documentos legales que establecen los términos de un trato comercial. Pueden utilizarse para proteger los intereses de ambas partes y deben crearse con cuidado y atención.

El proceso de gestión de contratos es una tarea importante para cualquier empresa, pero puede ser especialmente desafiante para las pequeñas empresas. Hay muchas áreas que deben tenerse en cuenta para crear un proceso de gestión de contratos exitoso y este artículo explorará algunas de ellas.

En primer lugar, es importante saber qué tipo de contratos necesitará gestionar. Esto podría incluir acuerdos con proveedores, clientes, empleados o contratistas. A continuación, debe decidir la frecuencia con la que revisará los contratos para asegurarse de que estén actualizados y sean relevantes. También necesita un sistema para archivar contratos antiguos para que puede encontrarlos en caso de que necesite usarlos nuevamente, ya sea para validar una condición o bien iniciar un proceso legal de reclamo. Finalmente deberá generar algún recordatorio en su calendario para evitar que los contratos se renueven automáticamente sin una revisión o hayan contratos vencidos.

Idealmente recomendamos contar con un software que permita administrar los contratos digitales y monitorear de forma automática los vencimientos de los contratos (ingrese aquí para conocer Gestidoc)

9 Elementos básicos de los contratos

1. Identificación de las partes (contratante y contratado)
2. Definición de derechos y obligaciones de las partes
3. Alcance del contrato
4. Vigencia del contrato y el modo de renovación en caso de ser necesario
5. Forma en que se relacionarán durante la ejecución del contrato
6. Riesgo que tomarán las partes para cumplir el objetivo planteado en el contrato
7. Niveles de servicios esperado
8. Condiciones de pago y valores por los servicios
9. Marco legal a que se someten las partes

Desafíos en la negociación de contratos

Los contratos son la base de cualquier negocio. Son el documento legal que define lo que se espera de cada parte y cómo interactuarán entre sí. El desafío de negociar contratos es que debe encontrar un equilibrio entre lo que necesita su empresa y lo que desea su cliente. Esto puede conducir a un contrato desequilibrado que no funciona para ninguna de las partes. Para crear un contrato equilibrado, es importante comprender las necesidades y los deseos de ambas partes, así como las limitaciones impuestas por la ley. La clave es ser creativo para encontrar formas de sortear estas limitaciones a fin de satisfacer las necesidades de todas las partes.

Áreas claves en una negociación de contratos

• Relación de Partes
• Alcance de los servicios
• Términos y condiciones
• Duración o marco de tiempo de los servicios
• Cuotas iniciales de rendimiento o servicio
• Tarifas adicionales a cobrar después de la firma del contrato
• Pagos y cuánto pagará cada parte por lo que recibe.
• Gastos de envío, si existen
• Gastos de viaje
• Pago por adelantado, prepago
• Términos de Condiciones

Gestión de riesgos de los contratos con subcontratistas

La gestión de riesgos es un aspecto clave de cualquier empresa. La industria de subcontratación no es una excepción a esta regla. La gestión de riesgos, más específicamente la evaluación y gestión de riesgos, es la identificación y priorización de riesgos, seguida del desarrollo e implementación de actividades para eliminar o reducir su probabilidad de ocurrencia o impacto.

La gestión de riesgos es una parte clave de la subcontratación. Antes de subcontratar, debe asegurarse de tener el contrato correcto y estar al tanto de todos los riesgos que conlleva la subcontratación.

Hay muchos riesgos cuando se trata de externalizar. Sin embargo, si se hace correctamente, la subcontratación puede ser beneficiosa para su negocio.

Identificación

El primer paso en la gestión de riesgos es identificar qué necesita su empresa de un socio subcontratado y qué puede proporcionarle. Una vez que esto se haya establecido, debe redactar un contrato con ellos que describa los términos y condiciones de la relación.

Cerciórese siempre de que el subcontratista cumple con la legislación vigente al momento de hacer el contrato y también que siga manteniendo el cumplimiento de todas sus obligaciones legales, ya que la ley en Chile permite que los trabajadores del subcontratista pueda iniciar acciones legales sobre su empresa en ciertos casos.

Elementos mínimos que debe proporcionarle el subcontratista

• Pago de leyes sociales de todos sus trabajadores
• Estado legal de sus trabajadores
• Cumplimiento de las normas de seguridad y medioambiente

Si requiere un software que le permita administrar contratos puede revisar las características de Gestidoc Contratos, el software de administración de contratos que integra firma electrónica.

Leer más sobre Gestidoc Contratos

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Los contratos son un acuerdo legal entre las partes, pero se pueden automatizar con herramientas digitales

Los contratos son un acuerdo legal entre las partes que son vinculantes y exigibles. Pero con el uso de herramientas digitales, los contratos pueden automatizarse. La automatización de los contratos es lo que los hace tan atractivos para las empresas en estos días.

Los beneficios de la automatización son muchos e incluyen una reducción en el tiempo dedicado a redactar y negociar contratos, así como una reducción de errores. También ayuda a reducir los costos asociados con la gestión de contratos, lo que es especialmente importante para las medianas y grandes empresas que gestionan miles de dólares por contratos y se requiere evitar una mala gestión del ciclo de vida del contrato.

Dentro de los beneficios de contar con un software de administración de contratos como Gestidoc Contratos se encuentran:

• Disminuir errores en la creación del contrato
• Ahorrar tiempo de tránsito en el proceso de aprobación
• Aplicar reglas de negocio para bloquear o permitir el avance de una solicitud de contratos según el cumplimiento de las políticas internas de la empresa
• Evitar perdida de documentación física
• Permitir firmar electrónicamente
• Gestionar alertas de vencimiento
• Interactuar con el proveedor directamente en el sistema
• Gestionar los documentos y anexos al contrato

Beneficios de la firma electrónica

Los beneficios de una firma electrónica son numerosos. No solo garantiza autenticidad, sino que también ofrece comodidad y confort. En el pasado, firmar documentos requería que los imprimiera, los enviara por alguna empresa de logística o el junior de la empresa hacia el proveedor, o bien los llevara a un notario público para firmarlos en persona. Hoy en día, todo lo que tienes que hacer es firmar un documento digitalmente y ¡listo!.

Si quieres conocer nuestra solución en administración de contratos visita los siguientes links

Resumen de Gestidoc Contratos

Módulo Administración de Contratos

Módulo Workflow de Generación de Contratos

Portal de Proveedor del software de contratos

Módulo Tareas de Contratos

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Esta norma a es una norma certificable, que permite a toda organización certificada por la norma 37001 demostrar que se encuentra comprometida con prácticas anti-soborno. 

¿Qué certifica?

Para poder entender de mejor manera lo que esta ley certifica, es que, se debe definir como principio la palabra soborno, en este caso la normativa ISO tiene la definición de soborno  genérica y se define como, “La oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona”. 

LA ISO 37001:2016 aborda una serie de aspectos en relación con la organización: 

1. Soborno en los sectores público, privado y sin fines de lucro. 
2. Soborno por parte de la organización. 
3. Soborno por parte de personal de la organización. Este puede actuar en nombre de la organización o para su beneficio. 
4. Soborno por parte de socios de negocios de la organización que actúa en nombre de la organización o para su beneficio. 
5. Soborno a la organización. 
6. Soborno del personal de la organización en relación con las actividades de la organización. 
7. Soborno de los socios de negocios de la organización en relación con las actividades de la organización. 
8. Soborno directo e indirecto (por ejemplo, un soborno ofrecido o aceptado por o a través de un tercero). 

Aspecto de la norma

Los aspectos que involucra la ISO 37001 traen beneficios para la organización en los cuales la norma se aplica dentro de la empresa, como, por ejemplo, la norma ISO 37001 tiene la aplicación de ser un sistema de gestión contra el soborno en caso de que no lo tenga y si lo tiene es una mejora a los controles ya aplicados por la organización. 

Otro beneficio que otorga a la empresa la ISO 37001 es la segura implementación de un sistema anti-soborno que rige propietarios, inversionistas, clientes y socios comerciales, esto con la finalidad de poder demostrar a través de la norma implementada que la organización tomo medidas reales ante los problemas de soborno. 

Así como también, evita retrasos en las investigaciones de sucesos de soborno, debido a que la proporción de la información por parte de la empresa, es más expedita. 

Cabe destacar, que la ISO 37001 puede utilizarse dentro de la organización con otras normas ISO como lo es por ejemplo la 19600 (actualmente reemplazada por la 37301), entre otras. 

Otros beneficios de la norma ISO 37001

Por otro lado, además de beneficios, la norma ISO 37001, también contempla algunas exigencias, como la implementación de medidas de políticas anti-soborno y alta dirección, supervisiones, capacitaciones, evaluaciones, conocimiento oportuno de las diligencia y relaciones de negocios. 

Siendo esto último principalmente y exclusivamente responsabilidad de la empresa que aplique y certifique la norma ISO 37001, ya que el principal cambio se aplica por parte de la organización, la cual debe llevar activamente los cambios a través de capacitaciones y los recursos que exige la ISO 37001 ya mencionados con antelación. 

Protegit (Software de canal de denuncias creado por Doctum) con su tecnología avanzada dentro de su software de denuncia presenta la manera sencilla y más eficiente de poder implementar la norma ISO 37001, así también como la norma ISO 19600 (actual ISO 37301), y aplicables en Chile para leyes como la 23.393 y también para varios delitos éticos que puedan infringirse por parte de la organización, todo esto a través de un canal de denuncia que puede ser, en caso de ser necesario 100% anónimo para el denunciante. 

Si deseas obtener más información sobre el software de denuncias de Protegit, haz clic aquí. y si desea que hablemos ingrese al formulario de contacto

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Actualmente hemos convivido con tipos de Inteligencia Artificial (I.A.), que corresponden a los asistentes personales Siri o Cortana; también se encuentra con Facebook y Google, que identifica a través de reconocimiento facial a las personas que aparecen en una foto y te sugiere contactos para etiquetar, Además de eso también se encuentran aplicaciones como Amazon o Waze, la primera otorgando recomendaciones de productos a comprar a través de compras anteriores, y la segunda reconoce las rutas utilizadas comúnmente.

Toda esta tecnología, es una manera de poder adaptarse a los avances que el mercado presenta al utilizar la inteligencia artificial para aumentar y mejorar la productividad, la eficiencia y la eficacia de la empresa.

Por esta razón, es importante conocer las principales características de la Inteligencia Artificial, SalesForce nombra las más significativas:

• Aprendizaje automático: Esta características corresponde a que se le proporcionan datos al algoritmo de aprendizaje automático, para que pueda tener la capacidad de realizar acciones de reconocimiento sin la necesidad de una programación explicita.
• Aprendizaje profundo: Este tipo de aprendizaje corresponde a un aprendizaje automático que utiliza una especie de redes neuronales (neuronas que se simulan a través de unidades computacionales), esto con la finalidad que pueda realizar clasificaciones, como por ejemplo, cuerpos humanos o partes de cuerpos humanos, perros, gatos, etc.
• Descubrimiento de datos inteligentes: El descubrimiento de datos corresponde a la incorporación y preparación de datos, el análisis predictivo y los patrones, esto para poder agilizar los procesos de la empresa.
• Análisis predictivo: Resumidamente es la posibilidad de utilizar número de variables, combinadas con resultados para generar un modelo que proporciona una puntuación, la que refleja la probabilidad de que ocurra el evento.

Los usos de la inteligencia artificial (I.A.) son amplios, lo que permite que las ventajas sean siempre mayores debido a que el sistema estaría aprendiendo constantemente de su entorno, de las estadísticas y variables que se le ofrezcan, tendría las opciones de reconocimiento, clasificación y un aprendizaje completo de datos.

Doctum con su incorporación de Inteligencia Artificial (I.A.) en la versión más actual que se puede ofrecer en el mercado para la gestión documental, propone mayor oportunidad y facilidad de trabajo con un software capaz de aprender y clasificar los documentos importantes.

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Lavado de Activos:

Encubrir la procedencia de medios financieros ligados a actividades criminales, como es el caso del terrorismo, el tráfico de drogas o la corrupción, mediante la infiltración de “dinero sucio” en el circuito financiero y económico legal, para conferirle la apariencia de legitimidad y encubrir su procedencia real o la identidad de su poseedor.

Negociación incompatible:

Interesarse en cualquier negociación, contrato u operaciones por funcionarios públicos, liquidadores o administradores, en que toman interés en razón de su cargo o funciones. Es un grave conflicto de interés.

Trafico de influencias:

Empleado o autoridad que causa influencia aprovechando sus facultades en su cargo para obtener algún tipo de beneficio.

Lavado de Activos:

Encubrir la procedencia de medios financieros ligados a actividades criminales, como es el caso del terrorismo, el tráfico de drogas o la corrupción, mediante la infiltración de “dinero sucio” en el circuito financiero y económico legal, para conferirle la apariencia de legitimidad y encubrir su procedencia real o la identidad de su poseedor.

Administración desleal:

Aquellos que, teniendo facultades para administrar un patrimonio ajeno, causen un perjuicio al patrimonio administrado.

Colusión entre privados:

Ejecutar u organizar un acuerdo que involucre a dos o más competidores entre sí, para fijar precios, limitar su producción o afectar el resultado de licitaciones.

Cohecho a funcionarios público nacional o extranjero:

Empleado público que solicita o acepta recibir un beneficio económico indebido para ejecutar o por haber ejecutado un acto propio de su cargo, por omitirlo, por infringir sus deberes o ejercer influencia.

Definiciones de denuncias del código de ética y recursos humanos

Acoso sexual, acoso laboral, hostigamiento:

El acoso es una acción, conducta o comportamiento no solicitado por quien la recibe, que pudiera parecer indeseada, humillante u ofensiva al afectado. El hostigamiento (o intimidación), en tanto, es un comportamiento repetido, dirigido hacia un individuo o grupo de individuos, que crea un riesgo para la salud y/o seguridad de la víctima.

Receptación:

Tener en su poder cosas hurtadas o robadas (sabiendo su origen o debiendo saberlo); además se pena su transporte, compra, venta o comercialización.

Discriminación:

Conducta de un trabajador hacia otro (de cualquier nivel jerárquico), tendiente a establecer diferencias basadas en elementos distintos a la idoneidad del trabajador para el desempeño de sus funciones, tales como etnia, religión, género, estado civil, opinión política, nacionalidad, idioma, creencias, identidad de género, discapacidad, enfermedad, origen social, etc, involucrando una agresión o trato despectivo que atenta contra el principio de igualdad y respeto, alterando la igualdad de oportunidades y el trato entre los trabajadores.

Apropiación indebida:

Apropiarse de dinero, o cualquiera otra cosa que hubieran recibido en administración, o por otro título que produzca obligación de entregarla o devolverla.

Conflicto de interés:

Situaciones en las cuales una persona se siente forzada a escoger entre intereses contradictorios o incluso incompatibles: intereses de la Empresa e intereses personales.

Doctum cuenta con un software para la gestión de denuncias, puede integrar a sus trabajadores, proveedores, accionistas, clientes y otros interesados, para más información sobre nuestro software de canal de denuncias Protegit, ingrese aquí

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Esto muestra la importancia que corresponde a tener los documentos en formato digital dentro de la organización, debido a las facilidades que otorga, de la misma forma se puede resumir la información del gobierno en tres puntos cruciales.

3 Puntos cruciales de la gestión documental

1. Mejora la disposición de los documentos y facilita el acceso a la información.
2. Eficiencia en los requerimientos y necesidades de los proveedores, además de información transparente, fidedigna y oportuna.
3. Información administrada, organizada y resguardada, posibilitando un mejor servicio, más ágil y con menos burocracia documental.

3 Beneficios de la gestión documental

Por otro lado, la utilidad que otorga la digitalización del documento, y con ello la gestión documental, corresponden a los siguientes beneficios:

1. Disminuye los costos de impresión de documentos y costos en espacio físico de almacenaje.
2. Tiempos de espera más cortos para la aprobación de algún documento.
3. Menos horas hombre en búsqueda de documentos.

Estos aspectos representan a un beneficio general, dentro del área económica, de la misma manera se pueden encontrar beneficios administrativos y de seguridad, a los que corresponde:

Administrativo:

• Conocimiento sobre la documentación e información, que facilita la identificación, conservación y disposición de los archivos.
• Organización de los procesos de interoperabilidad entre los departamentos involucrados en los documentos, provocando agilidad de trabajo y disminución de multiplicidad de documentación crucial y urgente.
• Acceso a la plataforma de trabajo con autorización a cambios solo a personal autorizado, dentro del software de gestión documental, evitando errores de redacción y extravío de documentos.

Seguridad:

• Trazabilidad de la documentación, aumentando el control y visibilidad de los cambios realizados a los documentos.
• Mantiene seguridad de la información a través de permisos exclusivos de visión o edición dependiendo de las necesidades, evitando extracción de documentación crucial para la empresa.
• Respaldo constante en la nube para evitar la pérdida y almacenaje en la memoria interna de los dispositivos, ya que, en el caso de incendios o robos, los documentos pueden ser recuperados de la nube y tendrá la documentación devuelta.

Doctum y sus departamentos, están conscientes de esta situación, por lo que día a día, trabajan para mejorar la experiencia del usuario y satisfacer con mayor eficiencia y eficacia las necesidades que tienen sus clientes o proveedores con el objetivo de brindar una herramienta con la cual enfrentar las inclemencias del mercado en el que se desarrolle.

Para conocer más sobre nuestro software documental Gestidoc Contratos, ingrese aquí

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La gestión documental en la nube, consiste en un archivo centralizado que almacena de manera digital, la documentación de una empresa, lo que favorece la manera de acceder a los documentos, debido a que se puede revisar en cualquier momento la información.

Dentro de las posibilidades de administrar los documentos digitales de una empresa, también esta las facilidades de poder encontrarlos, con este centro de almacenaje digital, implica mayor cantidad de documentos guardados, y mayor ahorro en cobros por almacenamiento.

Dentro de lo que equivale a tener una gestión documental para la empresa, se debe tener en consideración que dentro de la industria digital, escoger el mejor software que otorgue a la organización las mejores prestaciones como lo son:

• Almacenamiento: que tenga un espacio adecuado en la plataforma digital para almacenar todos los documentos digitales que la empresa solicite.
• Seguridad: Entregar a la empresa la mejor seguridad dentro del software, debido a que los datos de la empresa corresponden a un índole confidencial que se debería respetar por parte de la empresa que entregue el servicio del software de gestión documental.
• Seriedad y responsabilidad: Ser una empresa seria y responsable corresponde a tener un trato serio con el cliente, donde este pueda mantener siempre contacto con el proveedor del servicio, y el cual tenga una atención completa con la empresa que este contratando el software de gestión documental.
• Respuesta: Dar respuestas concretas, certeras y reales a los clientes, que satisfaga sus necesidades y pueda resolver sus problemáticas. Además de tener un soporte técnico en caso de eventualidades que den soporte a las organizaciones.

La problemática sobre la administración de documentos, es un punto importante dentro de la organización, debido al factor tiempo y dinero.

El factor tiempo, va relacionado directamente con la productividad de cada trabajador que puede aumentar en un 18% promedio según la revista digital Capital que realizo un estudio, dado que, un trabajador gasta al menos 7 minutos de su tiempo laboral en encontrar “un archivo” de documentación importante para su trabajo, siendo estos 7 minutos, tiempo que la empresa paga correspondiendo al tiempo de trabajo, en el gestor de documentos, se puede encontrar todo de manera más efectiva y rápida.

EL factor dinero, apunta directamente a cubrir con tecnología, la gran cantidad de dinero que se gasta en papel llegando a ser alrededor de US$1.000 millones según la revista digital Capital que realizo una encuesta a más de 1000 empresas.

Cubriendo esta problemática y gasto es que Doctum pensó en una alternativa eficaz a través del software de gestión de documentos como uno de sus productos, dentro de una variada cartera de productos, satisfaciendo las necesidades de las empresas y ayudándolas a ser  cero papel y más eficientes.

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Dicho método permite a la empresa, tener un control total sobre sus documentos, facilitando la recuperación, permitiendo la extracción de información y descartando lo que no es necesario dentro de las funciones de la organización, ya que, al tener todo bajo una buena gestión documental los procesos anteriormente mencionado, son más eficaces y mucho más rápidos.

Dentro de las ventajas que se pueden encontrar de la realización de la gestión documental son:

• Seguridad de los documentos

Equivale a mantener los documentos seguros a través de la utilización de la nube y el respaldo de esta que proporcione el software de gestión documental a utilizar, esto también con la debida protección contra los robos de información cibernéticos.

• Repositorio de documentos

Los repositorios son los lugares virtuales donde se almacenara el documento digital, debido a que la empresa a la que se le solicite el software deberá tener espacio suficiente para poder almacenar la información de la empresa.

• Integración de un equipo de trabajo

Con la gestión documental, se puede dar acceso a más de una persona, lo que facilita la transferencia, adquisición, visualización y descarga de un archivo en un ambiente laboral compartido y colaborativo, esto adquiere un carácter de trabajo en equipo, dentro de la organización, logrando de este modo, que las personas puedan ponerse de acuerdo con sus pares y mejorando el ambiente laboral dentro de la empresa.

• Mejor organización

La organización de los papeles siempre es un conflicto, debido a que el error humano, fomenta la mala gestión de archivadores de documentación, lo que al necesitarse se pierde entre un 30% y un 40% de tiempo buscando el papel correcto, según indica un organismo investigador español.

Como determinante esta la prestación del software y quien la provee, por lo que tener una gestión documental en la actualidad, es una decisión que está pensada para una empresa actualizada en el presente y actualizada en el futuro.

En Doctum se previó ese problema y se automatizo el software al nivel que la empresa que adquiera el software Gestidoc documental, pueda utilizarlo sin inconvenientes.

Esto debido a la forma eficiente de trabajo de los sectores de programación de la empresa, donde no dejar un cabo suelto para la mejor prestación del servicio al cliente es la prioridad dentro de sus metas de desarrollo diario así como toda la empresa gira en torno al mismo objetivo, entregar un servicio seguro y de calidad.

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