Esto muestra la importancia que corresponde a tener los documentos en formato digital dentro de la organización, debido a las facilidades que otorga, de la misma forma se puede resumir la información del gobierno en tres puntos cruciales.

3 Puntos cruciales de la gestión documental

1. Mejora la disposición de los documentos y facilita el acceso a la información.
2. Eficiencia en los requerimientos y necesidades de los proveedores, además de información transparente, fidedigna y oportuna.
3. Información administrada, organizada y resguardada, posibilitando un mejor servicio, más ágil y con menos burocracia documental.

3 Beneficios de la gestión documental

Por otro lado, la utilidad que otorga la digitalización del documento, y con ello la gestión documental, corresponden a los siguientes beneficios:

1. Disminuye los costos de impresión de documentos y costos en espacio físico de almacenaje.
2. Tiempos de espera más cortos para la aprobación de algún documento.
3. Menos horas hombre en búsqueda de documentos.

Estos aspectos representan a un beneficio general, dentro del área económica, de la misma manera se pueden encontrar beneficios administrativos y de seguridad, a los que corresponde:

Administrativo:

• Conocimiento sobre la documentación e información, que facilita la identificación, conservación y disposición de los archivos.
• Organización de los procesos de interoperabilidad entre los departamentos involucrados en los documentos, provocando agilidad de trabajo y disminución de multiplicidad de documentación crucial y urgente.
• Acceso a la plataforma de trabajo con autorización a cambios solo a personal autorizado, dentro del software de gestión documental, evitando errores de redacción y extravío de documentos.

Seguridad:

• Trazabilidad de la documentación, aumentando el control y visibilidad de los cambios realizados a los documentos.
• Mantiene seguridad de la información a través de permisos exclusivos de visión o edición dependiendo de las necesidades, evitando extracción de documentación crucial para la empresa.
• Respaldo constante en la nube para evitar la pérdida y almacenaje en la memoria interna de los dispositivos, ya que, en el caso de incendios o robos, los documentos pueden ser recuperados de la nube y tendrá la documentación devuelta.

Doctum y sus departamentos, están conscientes de esta situación, por lo que día a día, trabajan para mejorar la experiencia del usuario y satisfacer con mayor eficiencia y eficacia las necesidades que tienen sus clientes o proveedores con el objetivo de brindar una herramienta con la cual enfrentar las inclemencias del mercado en el que se desarrolle.

Para conocer más sobre nuestro software documental Gestidoc Contratos, ingrese aquí

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La gestión documental en la nube, consiste en un archivo centralizado que almacena de manera digital, la documentación de una empresa, lo que favorece la manera de acceder a los documentos, debido a que se puede revisar en cualquier momento la información.

Dentro de las posibilidades de administrar los documentos digitales de una empresa, también esta las facilidades de poder encontrarlos, con este centro de almacenaje digital, implica mayor cantidad de documentos guardados, y mayor ahorro en cobros por almacenamiento.

Dentro de lo que equivale a tener una gestión documental para la empresa, se debe tener en consideración que dentro de la industria digital, escoger el mejor software que otorgue a la organización las mejores prestaciones como lo son:

• Almacenamiento: que tenga un espacio adecuado en la plataforma digital para almacenar todos los documentos digitales que la empresa solicite.
• Seguridad: Entregar a la empresa la mejor seguridad dentro del software, debido a que los datos de la empresa corresponden a un índole confidencial que se debería respetar por parte de la empresa que entregue el servicio del software de gestión documental.
• Seriedad y responsabilidad: Ser una empresa seria y responsable corresponde a tener un trato serio con el cliente, donde este pueda mantener siempre contacto con el proveedor del servicio, y el cual tenga una atención completa con la empresa que este contratando el software de gestión documental.
• Respuesta: Dar respuestas concretas, certeras y reales a los clientes, que satisfaga sus necesidades y pueda resolver sus problemáticas. Además de tener un soporte técnico en caso de eventualidades que den soporte a las organizaciones.

La problemática sobre la administración de documentos, es un punto importante dentro de la organización, debido al factor tiempo y dinero.

El factor tiempo, va relacionado directamente con la productividad de cada trabajador que puede aumentar en un 18% promedio según la revista digital Capital que realizo un estudio, dado que, un trabajador gasta al menos 7 minutos de su tiempo laboral en encontrar “un archivo” de documentación importante para su trabajo, siendo estos 7 minutos, tiempo que la empresa paga correspondiendo al tiempo de trabajo, en el gestor de documentos, se puede encontrar todo de manera más efectiva y rápida.

EL factor dinero, apunta directamente a cubrir con tecnología, la gran cantidad de dinero que se gasta en papel llegando a ser alrededor de US$1.000 millones según la revista digital Capital que realizo una encuesta a más de 1000 empresas.

Cubriendo esta problemática y gasto es que Doctum pensó en una alternativa eficaz a través del software de gestión de documentos como uno de sus productos, dentro de una variada cartera de productos, satisfaciendo las necesidades de las empresas y ayudándolas a ser  cero papel y más eficientes.

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Dicho método permite a la empresa, tener un control total sobre sus documentos, facilitando la recuperación, permitiendo la extracción de información y descartando lo que no es necesario dentro de las funciones de la organización, ya que, al tener todo bajo una buena gestión documental los procesos anteriormente mencionado, son más eficaces y mucho más rápidos.

Dentro de las ventajas que se pueden encontrar de la realización de la gestión documental son:

• Seguridad de los documentos

Equivale a mantener los documentos seguros a través de la utilización de la nube y el respaldo de esta que proporcione el software de gestión documental a utilizar, esto también con la debida protección contra los robos de información cibernéticos.

• Repositorio de documentos

Los repositorios son los lugares virtuales donde se almacenara el documento digital, debido a que la empresa a la que se le solicite el software deberá tener espacio suficiente para poder almacenar la información de la empresa.

• Integración de un equipo de trabajo

Con la gestión documental, se puede dar acceso a más de una persona, lo que facilita la transferencia, adquisición, visualización y descarga de un archivo en un ambiente laboral compartido y colaborativo, esto adquiere un carácter de trabajo en equipo, dentro de la organización, logrando de este modo, que las personas puedan ponerse de acuerdo con sus pares y mejorando el ambiente laboral dentro de la empresa.

• Mejor organización

La organización de los papeles siempre es un conflicto, debido a que el error humano, fomenta la mala gestión de archivadores de documentación, lo que al necesitarse se pierde entre un 30% y un 40% de tiempo buscando el papel correcto, según indica un organismo investigador español.

Como determinante esta la prestación del software y quien la provee, por lo que tener una gestión documental en la actualidad, es una decisión que está pensada para una empresa actualizada en el presente y actualizada en el futuro.

En Doctum se previó ese problema y se automatizo el software al nivel que la empresa que adquiera el software Gestidoc documental, pueda utilizarlo sin inconvenientes.

Esto debido a la forma eficiente de trabajo de los sectores de programación de la empresa, donde no dejar un cabo suelto para la mejor prestación del servicio al cliente es la prioridad dentro de sus metas de desarrollo diario así como toda la empresa gira en torno al mismo objetivo, entregar un servicio seguro y de calidad.

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De tal manera que, los líderes deben ser capaces de anticipar los cambios y crear una estructura empresarial lo bastante flexible como para responder a ello. Así como también, debe existir un rápido acceso a la información y una formación adecuada en dichos procesos.

En base a esto, se deben considerar los aspectos del diagrama presentado a continuación:

1. Diagnosticar: se debe partir por realizar un diagnóstico general, que permita entender el punto en el que se encuentra la organización, revisión de los objetivos y hacia donde se quiere llegar en cada etapa, tomando como referencia los procesos diarios y los recursos con los que cuenta la compañía para apoyar el cambio. Es importante que los cambios impliquen el mínimo nivel de estrés y para esto se debe conocer la cantidad de esfuerzo que deberá emplearse para llevar a cabo el proceso de cambio.
2. Planificar acciones: teniendo claro cuáles son los objetivos de la organización, los recursos con los que se cuenta y el punto en el que se encuentra la empresa, lo siguiente es generar un plan estratégico (que se acople con la situación financiera de la compañía) que permita concienciar e involucrar a todos los colaboradores entendiendo los beneficios del cambio y cómo será el futuro de la empresa.
3. Accionar: luego implementar y supervisar continuamente el plan de acción. Para esto, es indispensable levantar líderes influyentes de todos los sectores importantes involucrados en la empresa. Que sean capaces de motivar y movilizar al personal en una gestión efectiva.
4. Reforzar: se debe realizar un análisis profundo que permita identificar aquellas estrategias que están funcionando y las que no. De esta forma, se puede potenciar aquello que está dando frutos y lo que no, es ideal reformular y cambiar de acción. Para este punto es muy importante comunicar resultados positivos a todos los colabores para reducir la incertidumbre y aumentar la motivación.

Un elemento clave a considerar en cada uno de estos aspectos es la comunicación como foco fundamental en todo procedimiento que se realice. Se debe mantener informado al personal de los beneficios y oportunidades del cambio. Resaltar los logros alcanzados y reforzar las áreas menos fuertes.

Un abordaje efectivo en la gestión del cambio sin duda puede marcar la diferencia en el curso de la productividad empresarial.

Doctum, ha podido suplir las necesidades de las empresas en la gestión de documentos y de contratos, es por eso, que a través de un incansable espíritu de trabajo, una unidad laboral y una generación de confianza con nuestros clientes, Doctum ha solucionado problemas, como la gestión de los documentos.

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No obstante, existen otros beneficios inherentes que debemos tener presente al momento de evaluar la posibilidad de implementar esta tecnología,  debido a que inciden positivamente en la productividad e imagen de la empresa.

¿Qué beneficios ofrece el uso de firmas electrónicas en la administración del capital humano?

Las soluciones de firmas electrónicas son herramientas estratégicas para la administración del personal, ya que permiten que los equipos de trabajo de recursos humanos optimicen sus procesos al momento de contratar un nuevo colaborador.

De igual forma, la implementación de esta tecnología permite que las empresas se proyecten como organizaciones más competitivas de cara a todos sus stakeholders: clientes, proveedores, socios, colaboradores, accionistas, entre otros. De esta manera, las organizaciones demuestran estar preocupados por mantenerse al día con sistemas más eficientes y seguros.

Enumeremos algunos beneficios:

1.   Reafirmación de ser una empresa tecnológicamente adaptada

La firma electrónica crea una impresión positiva de primera mano, debido a que el grueso de la fuerza laboral está constituida por gente joven, que entiende la importancia y el valor de implementar soluciones tecnológicas que faciliten y optimicen los procedimientos.

2. Imagen de empresa ambientalmente comprometida

En la actualidad, el mercado no solo agradece y exige la utilización de tecnologías que faciliten la vida, sino que están comprometidos con la sustentabilidad de las empresas y el medio ambiente.

Con la implementación de la firma electrónica, se evitan todos los gastos asociados al proceso de impresión, legalización, distribución y almacenamiento de documentos. Como consecuencia se optimizan los espacios físicos y se consume menos papel, toner, corchetes, carpetas, etiquetas, lápices, tinta, etcétera; lo que significa menos basura y contaminación.

3. Uso eficiente del tiempo

La inversión en estas plataformas tecnológicas, permite a los equipos de trabajo de recursos humanos optimizar los tiempos de procesamiento y archivo de toda la documentación, habilitando además al colaborador a firmar el documento en cualquier momento y lugar.

4. Ahorro de dinero

Como consecuencia de la optimización de los tiempos de procesamiento, se reducen las horas hombre de trabajo, se eliminan los gastos asociados a las impresiones y almacenamiento, espacios físicos, entre otros y se ahorran recursos.

5. Permite firmar cualquier documento

Una vez finalizado el proceso de selección y habiendo sido seleccionado el candidato, la firma del contrato suele ir acompañada de otros documentos: fotocopia de RUT, antecedentes penales, certificados de residencia, entre otros.

Con esta tecnología, la empresa puede solicitar documentos adicionales al mismo tiempo que envía la solicitud de firma vía correo electrónico.

6. Centraliza la gestión de documentos

Invertir en estos softwares permite centralizar la gestión de todos los contratos de la empresa. Asimismo, pone disposición de todas las personas autorizadas, a ver la información contractual de la empresa de forma remota, a través de nuestros servidores.

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Las empresas están conformadas por redes, que implican una serie de compromisos laborales individuales y que se interrelacionan entre departamentos. Éstos deben estar coordinados a la perfección, con la finalidad de no retrasar el flujo de trabajo en ninguna de las instancias y mantener a los clientes internos y externos siempre satisfechos.
Estas redes, ejecutan actividades específicas que van alineadas con los procesos de negocio de cada área, estructurándose así diversos ciclos de trabajos complementarios.

¿Qué es un workflow?

Según Wikipedia, el workflow, o flujo de trabajo, “es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas”.

Con la aplicación de un sistema de flujo de trabajo, se automatizan todos los procesos de negocio y actividades que fluyen de un área a otra y de un colaborador a otro (documentos, informaciones y tareas), manteniendo una lógica jerárquica y respetando un conjunto de definición establecidas previamente.

Para efectos prácticos, este modelo de flujo de trabajo puede realizarse de forma manual, no obstante en la actualidad se automatizan mediante la implementación de sistemas basados en tecnología de la información (TI). De esta manera, se optimizan los tiempos de respuesta y se mejora el seguimiento de las tareas asignadas.

La tecnología workflow, está constituida por un conjunto de herramientas que, si son observadas desde una perspectiva general o macro, constituyen un enlace o puente entre las diferentes unidades de la compañía: se genera una conexión entre los departamentos y los centros de operación de la organización.

En resumen, la utilización de la herramienta workflow, asegura una comunicación e intercambio de información efectiva entre las gerencias, subgerencias y demás áreas que están trabajando conjuntamente en el mismo proceso de negocio. De igual forma, permite un correcto flujo de trabajo que garantiza que las tareas sean efectivamente realizadas por las personas responsables.

¿Qué gana la empresa aplicando un workflow?

Con la implementación de esta tecnología, se reducen los costos de forma considerable, debido a que desaparecen los obstáculos entre los departamentos (físicos y de comunicación) y las actividades logran ser sistemáticamente planificadas, controladas y optimizadas.

Al poder realizarse las mismas actividades, pero de forma expedita, inevitablemente se hará un uso más eficiente del tiempo, dejando espacio para desarrollar procesos de innovación de productos o servicios con las horas hombre ahorradas.

De igual forma, la utilización de estas herramientas genera una cultura corporativa, basada en los recursos tecnológicos y la eficiencia. Lo que además, aumenta el nivel de identificación de los colaboradores con la empresa.
Con la implementación de las soluciones que ofrece Doctum para los procesos de calidad, documentación, contratos, entre otros, nuestros clientes pueden gestionar sus proyectos mediante una plataforma de trabajo de primer nivel,
100% administrable, que además permite que sea licenciado por módulos, en la medida que la empresa lo vaya requiriendo.

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Gracias estos indicadores, podemos determinar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, verificar el cumplimiento de las metas en todos los departamentos, valorar el compromiso de los colaboradores, analizar el clima laboral de la compañía o verificar la calidad de la gestión de la empresa. En fin, podemos medir y mejorar casi cualquier cosa.

Al tener acceso a estos indicadores de gestión o KPIs, podemos analizar de forma objetiva el comportamiento histórico de la empresa y ponderar la evolución de su desempeño.

Lo importante es entender qué ítems podemos cuantificar de forma constante, con la finalidad de mejorar la toma de decisiones dentro de la compañía.

Para ello, es importante hacerse la siguiente pregunta: “¿Cuál información necesito manejar de forma constante, para permitir una toma de decisiones más estratégica?”.

Características de los KPIs

Para determinar nuestros propios indicadores debemos verificar que cumplan con los siguientes criterios. Deben ser:

• Específicos
• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• Temporales (que se le pueda hacerse seguimiento en el tiempo)

Algunas de las razones más importantes para utilizar indicadores de gestión son:

·       Otorga importancia a los objetivos de negocio de la compañía

Los KPI son determinantes para cumplir los objetivos de negocio, debido a que permiten mantener a la vanguardia la toma de decisiones. Así, no existe la necesidad de reaccionar ante contingencias, sino que se ejecuta un proceso de planificación y mejora continua, utilizando los indicadores de gestión como herramienta clave.

Es esencial que la visión de negocio esté bien comunicada en toda la organización. Cuando las personas conocen y responden por el cumplimiento de sus propios KPI, los objetivos generales de la empresa pasan a ser lo más importante.

Los KPI garantizan que el rendimiento no se mida simplemente por el cumplimiento de un número, sino que responda a los objetivos comerciales de la compañía, con una visión global.

·       Cómo los KPI fomentan el crecimiento personal

Independientemente de los resultados que puedan arrojar los KPI, éstos siempre servirán para interiorizar las áreas de mejora individual, con lo cual se genera un ambiente de aprendizaje y mejoramiento profesional continuo.

Con la utilización de nuevas herramientas tecnológicas que entregan reportes de KPI cuando se requiera, los equipos pueden ver exactamente cómo va su curva de desempeño, sin la necesidad de tener que esperar hasta finalizar el trimestre o proyecto para tabular los resultados.

Cuando realiza un seguimiento de KPI, especialmente cuando se hace en un panel de KPI en alguna plataforma, puede consultarse en tiempo real cómo está la gestión. De esta forma, no hace falta esperar reportes semanales, mensuales o trimestrales para poder tomar las acciones correctivas del caso.

Este sentido de mejora continua permite a las personas lograr mucho más de lo que podrían pensar, lo cual genera satisfacción para los colaboradores y un crecimiento personal continuo.

Fortalece la moral de los empleados

Una empresa que entiende la importancia de tener una cultura corporativa eficiente y que sabe la relevancia de medir constantemente el desempeño de sus colaboradores para ayudándolos a mejorarse, mantendrá alta la moral de sus equipos de trabajo.

El éxito de una empresa es directamente proporcional a su cultura corporativa y a la capacidad de medir constantemente el desempeño de sus colaboradores. De esta manera, se pueden detectar las posibilidades de mejora y motivar a aquellos que cumplieron sus objetivos individuales.

En la medida que las empresas crecen, a veces puede generase una sensación de que los logros de la organización no están muy vinculados a su trabajo individual. No obstante, cuando las personas asumen que son responsables  de sus KPI y son protagonistas de la optimización de su propia gestión, es más probable que sientan satisfacción por el aporte que están realizando a la concreción de los objetivos corporativos.

Genera sinergia

La moral, la cultura corporativa y la capacidad profesional de los empleados, contribuyen a optimizar los procesos y aumentar la rentabilidad de la compañía.

Los KPI simplifican la gestión del rendimiento de los colaboradores y otorgan transparencia al permitir que todos puedan ver el cumplimiento de las tareas individuales y por área. De esta forma, se garantiza que todos trabajen hacia la misma dirección y con empatía de cara al trabajo que los demás compañeros realizan.

En Doctum nos especializamos en asesorar a empresas en la implementación de herramientas de gestión de primer nivel que se adaptan a los requerimientos de nuestros clientes.

Asesoramos en la implementación y transferencia de conocimiento para sistemas de gestión de calidad, software para gestión y  administración de contratos, sistema de gestión documental, sistema de gestión de encuestas, sistema de gestión de oficina de partes, gestión de proveedores, entre otros.

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