Esta norma a es una norma certificable, que permite a toda organización certificada por la norma 37001 demostrar que se encuentra comprometida con prácticas anti-soborno. 

¿Qué certifica?

Para poder entender de mejor manera lo que esta ley certifica, es que, se debe definir como principio la palabra soborno, en este caso la normativa ISO tiene la definición de soborno  genérica y se define como, “La oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona”. 

LA ISO 37001:2016 aborda una serie de aspectos en relación con la organización: 

1. Soborno en los sectores público, privado y sin fines de lucro. 
2. Soborno por parte de la organización. 
3. Soborno por parte de personal de la organización. Este puede actuar en nombre de la organización o para su beneficio. 
4. Soborno por parte de socios de negocios de la organización que actúa en nombre de la organización o para su beneficio. 
5. Soborno a la organización. 
6. Soborno del personal de la organización en relación con las actividades de la organización. 
7. Soborno de los socios de negocios de la organización en relación con las actividades de la organización. 
8. Soborno directo e indirecto (por ejemplo, un soborno ofrecido o aceptado por o a través de un tercero). 

Aspecto de la norma

Los aspectos que involucra la ISO 37001 traen beneficios para la organización en los cuales la norma se aplica dentro de la empresa, como, por ejemplo, la norma ISO 37001 tiene la aplicación de ser un sistema de gestión contra el soborno en caso de que no lo tenga y si lo tiene es una mejora a los controles ya aplicados por la organización. 

Otro beneficio que otorga a la empresa la ISO 37001 es la segura implementación de un sistema anti-soborno que rige propietarios, inversionistas, clientes y socios comerciales, esto con la finalidad de poder demostrar a través de la norma implementada que la organización tomo medidas reales ante los problemas de soborno. 

Así como también, evita retrasos en las investigaciones de sucesos de soborno, debido a que la proporción de la información por parte de la empresa, es más expedita. 

Cabe destacar, que la ISO 37001 puede utilizarse dentro de la organización con otras normas ISO como lo es por ejemplo la 19600 (actualmente reemplazada por la 37301), entre otras. 

Otros beneficios de la norma ISO 37001

Por otro lado, además de beneficios, la norma ISO 37001, también contempla algunas exigencias, como la implementación de medidas de políticas anti-soborno y alta dirección, supervisiones, capacitaciones, evaluaciones, conocimiento oportuno de las diligencia y relaciones de negocios. 

Siendo esto último principalmente y exclusivamente responsabilidad de la empresa que aplique y certifique la norma ISO 37001, ya que el principal cambio se aplica por parte de la organización, la cual debe llevar activamente los cambios a través de capacitaciones y los recursos que exige la ISO 37001 ya mencionados con antelación. 

Protegit (Software de canal de denuncias creado por Doctum) con su tecnología avanzada dentro de su software de denuncia presenta la manera sencilla y más eficiente de poder implementar la norma ISO 37001, así también como la norma ISO 19600 (actual ISO 37301), y aplicables en Chile para leyes como la 23.393 y también para varios delitos éticos que puedan infringirse por parte de la organización, todo esto a través de un canal de denuncia que puede ser, en caso de ser necesario 100% anónimo para el denunciante. 

Si deseas obtener más información sobre el software de denuncias de Protegit, haz clic aquí. y si desea que hablemos ingrese al formulario de contacto

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Lavado de Activos:

Encubrir la procedencia de medios financieros ligados a actividades criminales, como es el caso del terrorismo, el tráfico de drogas o la corrupción, mediante la infiltración de “dinero sucio” en el circuito financiero y económico legal, para conferirle la apariencia de legitimidad y encubrir su procedencia real o la identidad de su poseedor.

Negociación incompatible:

Interesarse en cualquier negociación, contrato u operaciones por funcionarios públicos, liquidadores o administradores, en que toman interés en razón de su cargo o funciones. Es un grave conflicto de interés.

Trafico de influencias:

Empleado o autoridad que causa influencia aprovechando sus facultades en su cargo para obtener algún tipo de beneficio.

Lavado de Activos:

Encubrir la procedencia de medios financieros ligados a actividades criminales, como es el caso del terrorismo, el tráfico de drogas o la corrupción, mediante la infiltración de “dinero sucio” en el circuito financiero y económico legal, para conferirle la apariencia de legitimidad y encubrir su procedencia real o la identidad de su poseedor.

Administración desleal:

Aquellos que, teniendo facultades para administrar un patrimonio ajeno, causen un perjuicio al patrimonio administrado.

Colusión entre privados:

Ejecutar u organizar un acuerdo que involucre a dos o más competidores entre sí, para fijar precios, limitar su producción o afectar el resultado de licitaciones.

Cohecho a funcionarios público nacional o extranjero:

Empleado público que solicita o acepta recibir un beneficio económico indebido para ejecutar o por haber ejecutado un acto propio de su cargo, por omitirlo, por infringir sus deberes o ejercer influencia.

Definiciones de denuncias del código de ética y recursos humanos

Acoso sexual, acoso laboral, hostigamiento:

El acoso es una acción, conducta o comportamiento no solicitado por quien la recibe, que pudiera parecer indeseada, humillante u ofensiva al afectado. El hostigamiento (o intimidación), en tanto, es un comportamiento repetido, dirigido hacia un individuo o grupo de individuos, que crea un riesgo para la salud y/o seguridad de la víctima.

Receptación:

Tener en su poder cosas hurtadas o robadas (sabiendo su origen o debiendo saberlo); además se pena su transporte, compra, venta o comercialización.

Discriminación:

Conducta de un trabajador hacia otro (de cualquier nivel jerárquico), tendiente a establecer diferencias basadas en elementos distintos a la idoneidad del trabajador para el desempeño de sus funciones, tales como etnia, religión, género, estado civil, opinión política, nacionalidad, idioma, creencias, identidad de género, discapacidad, enfermedad, origen social, etc, involucrando una agresión o trato despectivo que atenta contra el principio de igualdad y respeto, alterando la igualdad de oportunidades y el trato entre los trabajadores.

Apropiación indebida:

Apropiarse de dinero, o cualquiera otra cosa que hubieran recibido en administración, o por otro título que produzca obligación de entregarla o devolverla.

Conflicto de interés:

Situaciones en las cuales una persona se siente forzada a escoger entre intereses contradictorios o incluso incompatibles: intereses de la Empresa e intereses personales.

Doctum cuenta con un software para la gestión de denuncias, puede integrar a sus trabajadores, proveedores, accionistas, clientes y otros interesados, para más información sobre nuestro software de canal de denuncias Protegit, ingrese aquí

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Dicho método permite a la empresa, tener un control total sobre sus documentos, facilitando la recuperación, permitiendo la extracción de información y descartando lo que no es necesario dentro de las funciones de la organización, ya que, al tener todo bajo una buena gestión documental los procesos anteriormente mencionado, son más eficaces y mucho más rápidos.

Dentro de las ventajas que se pueden encontrar de la realización de la gestión documental son:

• Seguridad de los documentos

Equivale a mantener los documentos seguros a través de la utilización de la nube y el respaldo de esta que proporcione el software de gestión documental a utilizar, esto también con la debida protección contra los robos de información cibernéticos.

• Repositorio de documentos

Los repositorios son los lugares virtuales donde se almacenara el documento digital, debido a que la empresa a la que se le solicite el software deberá tener espacio suficiente para poder almacenar la información de la empresa.

• Integración de un equipo de trabajo

Con la gestión documental, se puede dar acceso a más de una persona, lo que facilita la transferencia, adquisición, visualización y descarga de un archivo en un ambiente laboral compartido y colaborativo, esto adquiere un carácter de trabajo en equipo, dentro de la organización, logrando de este modo, que las personas puedan ponerse de acuerdo con sus pares y mejorando el ambiente laboral dentro de la empresa.

• Mejor organización

La organización de los papeles siempre es un conflicto, debido a que el error humano, fomenta la mala gestión de archivadores de documentación, lo que al necesitarse se pierde entre un 30% y un 40% de tiempo buscando el papel correcto, según indica un organismo investigador español.

Como determinante esta la prestación del software y quien la provee, por lo que tener una gestión documental en la actualidad, es una decisión que está pensada para una empresa actualizada en el presente y actualizada en el futuro.

En Doctum se previó ese problema y se automatizo el software al nivel que la empresa que adquiera el software Gestidoc documental, pueda utilizarlo sin inconvenientes.

Esto debido a la forma eficiente de trabajo de los sectores de programación de la empresa, donde no dejar un cabo suelto para la mejor prestación del servicio al cliente es la prioridad dentro de sus metas de desarrollo diario así como toda la empresa gira en torno al mismo objetivo, entregar un servicio seguro y de calidad.

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En función de esto, se han generado leyes, para que las empresas se vean en la obligación de determinar estos procesos de una manera, segura y concreta en beneficio de ellos mismos y de sus trabajadores.

En el año 2018 se promulgo la ley 21.121 que integra las actualizaciones realizadas a la ley 20.393; y que a su vez, hace referencia a la responsabilidad penal de las personas jurídicas incluidas todas las empresas de Chile. La normativa indica que las empresas son responsables por delitos que cometan sus empleados. “Frente a determinados ilícitos, se especifican sanciones como multas, pérdida de beneficios fiscales, prohibición de participar en negocios con el Estado e incluso su cierre”, explica diariosustentable.cl.

En este sentido, las empresas deben velar, por el cumplimiento de legislaciones laborales y reglamento interno o código de ética, para evitar multas, cierres de locales o incluso daños irreparables en su imagen o reputación. Un ejemplo claro de esto, es el recordado caso  de la cadena de comida italiana ocurrido en el año 2019. Donde un jefe de local en Paine, gritaba a los trabajadores de manera repetitiva.

El caso anteriormente expuesto, permite darse cuenta de que la cadena de comida actualmente instalados como cadena de comida rápida y restaurante, carecía de una adecuada aplicación de manejo de Denuncias con sus trabajadores, debido a que como se mencionaba anteriormente el jefe a cargo de la sucursal, estaba incurriendo en una mala práctica al insultar al personal y otorgar un trato denigrante a los trabajadores del local.

En este caso, la cadena de restaurante y comida rápida, declaro no estar al tanto de estas situaciones.

Estar informado es una obligación de las empresas, es en este punto donde la aplicación adecuada de Compliance en las organizaciones previene, contiene y soluciona los problemas al interior de las empresas.

Diario sustentable propone determinados puntos para el buen funcionamiento de Compliance dentro de la empresa son los siguientes:

• Capacitar a los colaboradores en lo “que no se puede hacer”.
• Evaluar en qué instancias se relaciona con funcionarios públicos, y crear protocolos para estas circunstancias.
• Entregar herramientas, seguridad y confianza a los colaboradores para que hablen con la firma en caso de que detecten anomalías en ella.
• Recordar que, si ocurre una irregularidad, el culpable será la empresa, no por cometer el delito, sino por no cumplir con el deber de dirección y supervisión; por no entregar las herramientas adecuadas a sus colaboradores para que esto no ocurra.
• Dejar evidencia de las acciones que lleve a cabo su empresa.

Estos puntos a considerar para mantener el Compliance dentro de la empresa, podría ayudar a la forma de generar un mejor ambiente laboral y que se eviten las denuncias por estos mismos.

Evitar denuncias empresariales es una manera productiva de trabajar, debido a que se estará realizando el esfuerzo constante de mantener a la empresa con un ambiente laboral sano y seguro.

Los canales de denuncias empresariales permiten tanto a trabajadores, proveedores, clientes y otras partes interesadas poder comunicar a la empresa sus fallas, indicarle potenciales delitos, prevenirlos de situaciones que podrían derivar en daños a su reputación y operación.

Protegit, permite realizar denuncias de manera fácil y 100% anónimas si así lo requiere el denunciante.

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Un canal de denuncias “Es un mecanismo que facilita la comunicación entre los empleados y la dirección de una organización. Su principal ventaja es que evita que los trabajadores tengan que armarse de valor para enfrentarse cara a cara a una situación desagradable teniendo que responder a preguntas inquisitivas. Todo esto disuade en general a la gente por el miedo a represalias o a sufrir el vacío de sus compañeros”, según la revista Compromiso Empresarial, en el articulo «El canal de denuncias es el primer indicador de transparencia de una empresa», publicado en julio de 2018.

Para poder tener un trato justo y no pasar por alto irregularidades que puedan estar ocurriendo dentro de la empresa es que se debe tener un canal de denuncias habilitado dentro de la empresa.

La implementación de un canal de denuncias deben ir acompañadas con:

• Capacitación: Enseñar a los trabajadores como utilizar el canal de denuncias integrado en la empresa y enseñarles a realizar las denuncias de manera anónimas para que sepan cómo poder mantener su identidad protegida bajo cualquier denuncia que realice.
• Comunicación: Informar a los trabajadores de los cambios que se realicen en el caso de haber recibido la denuncia, las acciones tomadas para las personas denunciadas, en caso de que la denuncia sea cierta y luego de la investigación salga confirmada la denuncia realizada.
• Confianza: Mantener una actitud de plena confianza con la fuerza laboral, y demostrar que es un proceso que ayude a la empresa y no algo perjudicial para ellos, esto también reflejando siempre un clima de transparencia de la información en relación a los procesos legales luego de las denuncias posiblemente recibidas.

EL conjunto de acciones, llevara a un trabajador más confiado con la empresa y mucho más participativo en las denuncias laborales cuando esté al tanto de una, esto beneficiaria las posibilidades de poder tener conocimiento del comportamiento de los trabajadores de las áreas en las que se desarrollen.

Un canal de denuncias interno es muy importante dentro de la empresa, ya que, es el núcleo de la confianza que se le otorga al trabajador para que pueda demostrar que irregularidades detecta, en los puntos donde la mirada de gerencia no llega, demostrando de esta forma las falencias que se encuentran en las áreas de trabajo y así poder tener soluciones eficientes y eficaces en tiempos reducidos y apropiados.

Con el proceso de tener un canal de denuncias propio de la empresa, aumentará la seguridad laboral y las condiciones que tenga el trabajador al interior de la empresa

Doctum con su software Protegit, ha acertado justo en el punto clave de la necesidad empresarial en el ámbito legal, ya que, ofrece la seguridad del anonimato del trabajador, un software confiable y adaptable a los colores y logo empresarial, todo esto acompañado de un fácil uso del software.

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