No importa la cantidad de trabajo que deba prestar el contratista, ni tampoco el uso de recursos adicionales que debió involucrar para lograr el objetivo ya fijado.

Los pagos de un contrato de suma alzada

El pago del contrato de suma alzada acordado, puede estar dividido en etapas fijas, verificaciones de avance o la finalización del servicio a prestar. Se pueden realizar abonos o pagos completos, pero debe estar fijado en el contrato.

Verificar la aceptación de los pagos

Es de común uso que los pagos sean validados a través de estados de pago, el contratista deberá enviar de forma recurrente la información de avance del proyecto, como lo ha cumplido y todo un set de evidencias que permitan al administrador del contrato aceptar o rechazar lo enviado.

Generalmente esta información se envía por correo electrónico además de complementar con visitas a terreno, el software Gestidoc Contratos permite registrar los estados de pagos y aprobaciones, incluyendo un acceso para que el contratista envíe la documentación asociada.

Desafío de un contrato de suma alzada

Este contrato es uno de los más difícil de administrar, debido a que la empresa deberá inspeccionar recurrentemente  al contratista, en el avance de obras como también en la calidad del servicio, verificando que se cumplan según los parámetros establecidos.

También durante el transcurso del servicio se deberá verificar si lo planeado en el papel antes de iniciar la obra o servicio es viable o hay desviaciones que se deben realizar. Esto podría impactar en los tiempos y montos de dinero establecidos, por lo cual deberá generar un proceso de negociación para poder cumplir con la modificación del plan.

Este tipo de contrato resulta ser más eficiente cuando hay menor incertidumbre en el alcance y detalle del servicio u obra a prestar por el contratista.

Ventajas del contrato suma alzada

• Los costos finales del contrato son conocidos antes del inicio de la obra, generando menos incertidumbre
• Los procesos de administración se simplifican, dedicando mayor esfuerzo en solo el proceso de verificación del cumplimiento de la calidad y alcances.
• Permite alentar al contratista para disminuir los plazos de entrega, ya que al existir un tiempo menor, el contratista podría generar ahorros en mano de obra o adelantar sus ingresos por el concepto de las entregas anticipadas.

Riesgos asociados a los contratos de Suma Alzada

El riesgo más importante es aceptado por el contratista, ya que está aceptando errores en la estimación de la cantidad de trabajos y recursos que va a utilizar para cumplir el servicio indicado en el contrato, estas desviaciones tendrán impacto directo en el patrimonio del contratista, ya sean como perdida y en el mejor de los casos como ganancia.

La empresa mandante asumirá el riesgo de entregar al contratista especificaciones incompletas u objetivos confusos que desencadenen interpretaciones de cumplimientos de hitos y por ellos pagos. Además si existieran problemas en la especificación, eventos fortuitos, cambios en la ley y otros similares, la empresa tendrá que negociar con el contratista pagos adicionales con el fin de realizar labores que no están definidas en el contrato.

¿Para cuáles servicios o proyectos se recomiendan los contratos de Suma Alzada?

Los contratos de suma alzada son recomendables para proyectos de construcción, donde este todo detallado en planos y especificaciones técnicas. Estas deberán cubrir a cabalidad las labores y mediciones que dan cumplimiento en calidad y forma la entrega del contratista. Además se recomienda en contratos de Ingeniería con alcance acotado.

No es recomendado para contratos donde no existan detalles completos de todo el actuar del contratista ni forma de medir la calidad de la entrega.

Si usted desea administrar de forma eficiente los contratos, ingresé aquí para conocer más sobre el software de administración de contratos Gestidoc.

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Software de Administración de Contratos Gestidoc

Nuestro software de administración de contratos lo puede ayudar de 5 formas a mejorar la administración de contratos y reducir costos para su empresa:

1. Automatizar la gestión de contratos:

El Software de Contratos Gestidoc automatizará la gestión de contratos de una empresa al permitirles crear, editar, buscar y firmar contratos sobre la marcha.

2. Optimizar los contratos con un enfoque en la gestión de riesgos

El software de administración de contratos puede ayudarlo a optimizar sus contratos con un enfoque en la administración de riesgos para garantizar que su negocio esté protegido.

3. Automatizar los procesos de administración de contratos

Los abogados y agentes pasan horas cada semana manejando tareas rutinarias de administración de contratos. Estas tareas incluyen revisar contratos, perseguir a los clientes para que firmen o devuelvan contratos y buscar actualizaciones, enmiendas y otros materiales relacionados, con Gestidoc usted podrá enviar tareas y solicitar aprobaciones directamente.

4. Implementar un programa de cumplimiento que reduzca los costos de administración

Con Gestidoc usted podrá crear hitos de cumplimientos asociados al contrato y adjuntar evidencias, además de tareas periódicas para validar el cumplimiento de estos.

5. Mejorar la visibilidad de las obligaciones contractuales

Gestidoc puede ayudar a su empresa a visibilizar a cada área y administrador de contratos sus contratos, anexos y documentación asociada, mantener una visión completa de todos los hitos, vencimientos y compromisos asociados.

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La administración de contratos es el proceso de implementación, seguimiento y gestión de contratos. Es un proceso que asegura que los términos del contrato sean seguidos y aplicados por ambas partes.

Ayuda a garantizar que no haya malentendidos sobre lo que se acordó en el contrato.

Gestión de Contratos – Áreas de Enfoque Estratégico del Proceso

Los contratos son documentos legales que establecen los términos de un trato comercial. Pueden utilizarse para proteger los intereses de ambas partes y deben crearse con cuidado y atención.

El proceso de gestión de contratos es una tarea importante para cualquier empresa, pero puede ser especialmente desafiante para las pequeñas empresas. Hay muchas áreas que deben tenerse en cuenta para crear un proceso de gestión de contratos exitoso y este artículo explorará algunas de ellas.

En primer lugar, es importante saber qué tipo de contratos necesitará gestionar. Esto podría incluir acuerdos con proveedores, clientes, empleados o contratistas. A continuación, debe decidir la frecuencia con la que revisará los contratos para asegurarse de que estén actualizados y sean relevantes. También necesita un sistema para archivar contratos antiguos para que puede encontrarlos en caso de que necesite usarlos nuevamente, ya sea para validar una condición o bien iniciar un proceso legal de reclamo. Finalmente deberá generar algún recordatorio en su calendario para evitar que los contratos se renueven automáticamente sin una revisión o hayan contratos vencidos.

Idealmente recomendamos contar con un software que permita administrar los contratos digitales y monitorear de forma automática los vencimientos de los contratos (ingrese aquí para conocer Gestidoc)

9 Elementos básicos de los contratos

1. Identificación de las partes (contratante y contratado)
2. Definición de derechos y obligaciones de las partes
3. Alcance del contrato
4. Vigencia del contrato y el modo de renovación en caso de ser necesario
5. Forma en que se relacionarán durante la ejecución del contrato
6. Riesgo que tomarán las partes para cumplir el objetivo planteado en el contrato
7. Niveles de servicios esperado
8. Condiciones de pago y valores por los servicios
9. Marco legal a que se someten las partes

Desafíos en la negociación de contratos

Los contratos son la base de cualquier negocio. Son el documento legal que define lo que se espera de cada parte y cómo interactuarán entre sí. El desafío de negociar contratos es que debe encontrar un equilibrio entre lo que necesita su empresa y lo que desea su cliente. Esto puede conducir a un contrato desequilibrado que no funciona para ninguna de las partes. Para crear un contrato equilibrado, es importante comprender las necesidades y los deseos de ambas partes, así como las limitaciones impuestas por la ley. La clave es ser creativo para encontrar formas de sortear estas limitaciones a fin de satisfacer las necesidades de todas las partes.

Áreas claves en una negociación de contratos

• Relación de Partes
• Alcance de los servicios
• Términos y condiciones
• Duración o marco de tiempo de los servicios
• Cuotas iniciales de rendimiento o servicio
• Tarifas adicionales a cobrar después de la firma del contrato
• Pagos y cuánto pagará cada parte por lo que recibe.
• Gastos de envío, si existen
• Gastos de viaje
• Pago por adelantado, prepago
• Términos de Condiciones

Gestión de riesgos de los contratos con subcontratistas

La gestión de riesgos es un aspecto clave de cualquier empresa. La industria de subcontratación no es una excepción a esta regla. La gestión de riesgos, más específicamente la evaluación y gestión de riesgos, es la identificación y priorización de riesgos, seguida del desarrollo e implementación de actividades para eliminar o reducir su probabilidad de ocurrencia o impacto.

La gestión de riesgos es una parte clave de la subcontratación. Antes de subcontratar, debe asegurarse de tener el contrato correcto y estar al tanto de todos los riesgos que conlleva la subcontratación.

Hay muchos riesgos cuando se trata de externalizar. Sin embargo, si se hace correctamente, la subcontratación puede ser beneficiosa para su negocio.

Identificación

El primer paso en la gestión de riesgos es identificar qué necesita su empresa de un socio subcontratado y qué puede proporcionarle. Una vez que esto se haya establecido, debe redactar un contrato con ellos que describa los términos y condiciones de la relación.

Cerciórese siempre de que el subcontratista cumple con la legislación vigente al momento de hacer el contrato y también que siga manteniendo el cumplimiento de todas sus obligaciones legales, ya que la ley en Chile permite que los trabajadores del subcontratista pueda iniciar acciones legales sobre su empresa en ciertos casos.

Elementos mínimos que debe proporcionarle el subcontratista

• Pago de leyes sociales de todos sus trabajadores
• Estado legal de sus trabajadores
• Cumplimiento de las normas de seguridad y medioambiente

Si requiere un software que le permita administrar contratos puede revisar las características de Gestidoc Contratos, el software de administración de contratos que integra firma electrónica.

Leer más sobre Gestidoc Contratos

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Los contratos son un acuerdo legal entre las partes, pero se pueden automatizar con herramientas digitales

Los contratos son un acuerdo legal entre las partes que son vinculantes y exigibles. Pero con el uso de herramientas digitales, los contratos pueden automatizarse. La automatización de los contratos es lo que los hace tan atractivos para las empresas en estos días.

Los beneficios de la automatización son muchos e incluyen una reducción en el tiempo dedicado a redactar y negociar contratos, así como una reducción de errores. También ayuda a reducir los costos asociados con la gestión de contratos, lo que es especialmente importante para las medianas y grandes empresas que gestionan miles de dólares por contratos y se requiere evitar una mala gestión del ciclo de vida del contrato.

Dentro de los beneficios de contar con un software de administración de contratos como Gestidoc Contratos se encuentran:

• Disminuir errores en la creación del contrato
• Ahorrar tiempo de tránsito en el proceso de aprobación
• Aplicar reglas de negocio para bloquear o permitir el avance de una solicitud de contratos según el cumplimiento de las políticas internas de la empresa
• Evitar perdida de documentación física
• Permitir firmar electrónicamente
• Gestionar alertas de vencimiento
• Interactuar con el proveedor directamente en el sistema
• Gestionar los documentos y anexos al contrato

Beneficios de la firma electrónica

Los beneficios de una firma electrónica son numerosos. No solo garantiza autenticidad, sino que también ofrece comodidad y confort. En el pasado, firmar documentos requería que los imprimiera, los enviara por alguna empresa de logística o el junior de la empresa hacia el proveedor, o bien los llevara a un notario público para firmarlos en persona. Hoy en día, todo lo que tienes que hacer es firmar un documento digitalmente y ¡listo!.

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Resumen de Gestidoc Contratos

Módulo Administración de Contratos

Módulo Workflow de Generación de Contratos

Portal de Proveedor del software de contratos

Módulo Tareas de Contratos

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